«Liebe Nachfolgerin, das Wichtigste steht nicht im Übergabeprotokoll» – ein Brief zum letzten Arbeitstag.» Von Gramoz Lekaj, Senior Interim Manager, HR Unlimited AG

Unser Claim heisst «Wir kommen, um zu gehen». Alle schreiben über das Kommen. Dabei ist das Gehen die eigentliche Disziplin. Ein Interim Einsatz ist dann gelungen, wenn danach niemand mehr anrufen muss und darauf arbeitet man vom ersten Tag an hin, nicht erst am letzten. Der folgende Brief ist erfunden. Die Übergabe dahinter aber Realität.

Liebe Nadine,

Auf dem Laufwerk liegt die Übergabedokumentation. Prozesse, Fristen, Systemzugänge, offene Punkte. Alles da, alles aktuell. Dieser Brief ist der andere Teil. Das, was man nur weiss, weil man sieben Monate dabei war.

Zwei Menschen, die Gold wert sind

Regula aus der Payroll ist seit neun Jahren hier und kennt jeden Sonderfall im Haus. Den Grenzgänger mit der Quellensteuer und den Ausscheidungstagen. Die Familienzulage bei getrenntlebenden Eltern. Das gewachsene Spesenmodell für die Aussendienstler. Ich habe sie in sieben Monaten bestimmt dreissig Mal gefragt. Kein einziges Mal war es umsonst. Sie ist die beste Quelle, die dieses Haus hat.

Lea betreut die Langzeitfälle und arbeitet still. Sie meldet Themen früh, sauber dokumentiert und mit einem Vorschlag dazu. Wenn ein Taggeldfall bei ihr liegt, kannst du ruhig schlafen. Das ist die eigentliche Landkarte des Hauses. Im Organigramm steht sie nicht.

Der Kalender, der nirgends steht

Mutationen für den Lohnlauf sind offiziell bis am 18. fällig. Regula beginnt am 16. mit der Kontrolle. Wer bis dann liefert, bekommt einen ruhigen Monatsabschluss. Die Nachweise für die Ausbildungszulagen der über 16-Jährigen holen wir seit diesem Jahr im Juni ein, nicht erst im August. Das hat die Rückfragen praktisch auf null gebracht.

Und das Monatsreporting brauchte früher jedes Mal manuelle Ergänzungen im Excel. Die Zahlen kommen jetzt direkt aus dem System, du ziehst sie am Monatsende und sie stimmen. Was dich noch Zeit kostet, ist deine Plausibilisierung dazu.

Was läuft

Die Kontoabstimmungen der Lohnkonten sind auf einen monatlichen Rhythmus umgestellt und bis August abgeschlossen. Die Quellensteuer-Abrechnungen sind mit allen Kantonen abgestimmt. Das Reporting kommt direkt aus dem System. Keine manuellen Einträge mehr ins Excel.

Und die Lohnrunde läuft ab diesem Jahr nicht mehr rückwirkend, sondern per Stichtag. Das klingt nach einer Formsache, ist aber die grösste Entlastung fürs Payroll im ganzen Jahr: keine Nachzahlungen über mehrere Monate, keine korrigierten Abrechnungen, keine Rückfragen im April. Und die Mitarbeitenden sehen die Erhöhung dort, wo sie hingehört. Wir haben lange dafür argumentiert, bis es durch war.

Warum ich gehe, obwohl es gerade läuft

Am Dienstag hat mich jemand aus der Geschäftsleitung gefragt, ob ich nicht bleiben wolle. Das hat mich gefreut. Die Antwort ist trotzdem nein.

Ein Interim Manager, der unentbehrlich wird, hat seinen Auftrag verfehlt. Mein Erfolg misst sich an genau einer Zahl: wie wenige Fragen nach meinem Abgang bei mir landen statt bei euch. Nach dieser Zahl habe ich vom ersten Tag an gearbeitet.

Du übernimmst keine Baustelle. Du übernimmst ein aufgeräumtes HR, ein Team, das weiss, woran es ist. Melde dich, wenn du willst, aber ich bin ziemlich sicher, dass du nicht musst.

Lieber Gruss,

Gramoz

*PS: Der Kaffee im zweiten Stock ist besser. Steht wirklich nirgends. 😊

Kennen Sie diesen Moment? Wenn eine Übergabe im HR oder in der Payroll entweder Wissen sichert oder es verbrennt?

Ein guter Interim Einsatz beginnt mit einer schnellen Lösung. Und er endet mit einem HR-Team, das ohne uns weiterläuft. Genau das ist unser Anspruch: nicht nur die Lücke füllen, sondern sie so schliessen, dass sie geschlossen bleibt. Genau deshalb melden Sie sich doch direkt bei mir oder bei jemandem anderen von unserem Team: https://hr-unlimited.ch/de/ueber-hru/#Team. Wir springen ein, wenn Sie Lücken haben – jederzeit, sofort!

HR Unlimited AG ist ein inhabergeführtes und auf Interim Management spezialisiertes Unternehmen mit Sitz in Glattpark Opfikon, Schweiz, und bietet seit 2002 Interim Einsätze im In- und Ausland an. HR Unlimited AG ist Andreas Biel, Andreas Gnepf, Gramoz Lekaj, Kadir Kirmizitas, Natalia Minnig, Fabio Feller, Myriam Landtwing, Stefan Binder, Neva Ferro Casagrande, Marion Bailey, Tanja Biel, Natasha Wäfler und ein grosser, qualifizierter Pool mit uns persönlich vertrauten Interim Managern.